Hej igen alla medlemmar i Vägföreningen.
Alla skall nu i dagarna fått ett brev ifrån Lantmätare Malin Persson. Vad det hela gäller, så är det om vägföreningen skall fortsätta växa med det nyexploaterade området vid barnbacken.
Ansvaret för ja eller nej i frågan ligger inte på styrelsen utan på er medlemmar. Jag som Ordförande i föreningen får i denna fråga bara företräda mig själv och ingen annan om jag inte har fullmakt. Det är därför som samtliga medlemmar blivit kallade.
Idag är det ca 980 fastigheter som ingår. Ökningen blir ca 10% om dessa båda områdena kommer med. Engagerar man sig inte blir det Lantmäteriet som beslutar utan någon chans att överklaga. Jag ställde frågan på förra årsmötet, hur stora skall vi bli?
Delar av styrelsen är idag kritiska till en del av området som ej går att snöröja utan att forsla bort snön. Detta har vi idag varken resurser eller ekonomi att utföra.
Alternativet att inte bli med i Vägföreningen är en §50a förrättning som innebär att man själva bildar en förening och får betala en avgift för att köra ut ifrån stora parkeringen vid slalombacken till väg 315.
Flera har ringt och mailat mig, så har du frågor, gör jag vad jag kan och i mån av tid, allt för att besvara dem.
/Peter Sundlöf Ordf.
Kategori: Ordförande Sida 3 av 4
God morgon alla medlemmar i Vägföreningen.
Datumet är 20/10 och klockan är 08 på morgonen. -2 grader och det är helt vitt på marken efter nattens snöande.
Det dröjer väl ytterligare någon vecka innan det blir svårt att få ner plogkäppar i marken.
I år har vi två nya entreprenörer som sköter plogningen. De kommer liksom tidigare år att använda tre ordinarie traktorer på området. Samma antal som förut men fördelen i år är att de går direkt ut på vårt område utan att ploga för någon annan kund först.
Prioriteringen blir att först skotta alla huvudvägar, innan man går tillbaka för att röja infarter och parkeringar vid våra stugor/fastigheter. Som vanligt växlar de startpunkt så ingen blir först/sist hela tiden.
För att underlätta för våra snöröjare är det viktigt att snökäppar sätts upp och detta på ett sätt som gör det möjligt för dem att skjuta snön framför sig till lämplig yta då traktorerna endast har schaktblad, inte skopa. Snökäppar är också en säkerhet för fastighetsägaren och eventuella virkeshögar mm. som man ej vill ha förstörda. Råder det osäkerhet så kan resultatet bli att man ej får snöröjt som man velat.
Med hopp om en snörik vinter
På förekommen anledning att en medlem i vägföreningen har begärt att få ut gamla styrelseprotokoll, har jag konsulterat resten av styrelsen och sedan kontrollerat vad som gäller rent juridiskt.
En del medlemmar tycker sig ha rätt att se protokollen och att styrelsen är odemokratisk och hemlighetsfull som inte lämnar ut dessa. Men styrelseprotokoll är inte och ska inte bli offentliga. Sekretess råder och endast styrelsen och revisorn har rätt att se dem, vilket är en direkt följd av den tystnadsplikt som gäller för styrelsen angående vad styrelsen diskuterat och beslutat.
En föreningsstämma har utsett en person som ska granska styrelsens arbete och det är revisorn. Det finns ofta känsliga uppgifter i protokoll, till exempel att någon ligger efter med betalning av avgift, påståenden om att någon är störande, uppgifter i anbud och offerter vid upphandling. Sprids sådana uppgifter kan såväl föreningen som de enskilda styrelseledamöterna bli skadeståndsskyldiga. Detta gäller om uppgifterna skadar någons intressen, såväl föreningens som enskilda medlemmars.
Styrelsen kan få frågan om var i lagen det står att styrelseprotokollen inte är offentliga. Svaret är att det inte heller står uttryckt, men andemeningen i hela lagstiftningen är att styrelsen antas ha medlemmarnas förtroende och handla i deras intresse, det vill säga inte har en dold agenda. Om protokollet skulle vara öppet för medlemmar hade lagstiftningen reglerat saken på samma sätt som när det gäller stämmoprotokoll, vilka enligt lag ska vara tillgängliga senast tre veckor efter stämman.
Riksförbundet för enskilda vägar, REV har också konsulterats och vidhåller att styrelseprotokoll är arbetsmaterial för styrelse samt revisorer
Mvh Peter
Hejsan
Dagen innan vårt styrelsemöte förra veckan talade jag med en lantmätare som informerade mig om att ett nytt planbesked för området öster om barnbacken är på gång.
Detta besked innebär att det området även kommer att få en utfart till Karl XI:s väg ovanför Ströms område. Då kommer det mao bli ännu mer trafik i området.
På årsmötet framkom det att brandförsvaret var negativa till enkelriktat (vice ordf. hade hört sig för). En del röster höjdes dock för att sänka hastigheten till 30 km/h vilket vi i styrelsen ser som ett första steg tills alla bitar ramlat på plats.
Mvh Peter
Vemdalsskalets Vägförening
HANTERING AV MEDLEMSUPPGIFTER
Rutiner
Enligt den nya dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) som träder i kraft i maj 2018 så måste alla registerhållare utse personuppgiftsansvariga samt fastställa rutiner för hur medlemsuppgifter hanteras.
En Samfällighetsförening är enligt lagen skyldig hålla register över sina medlemmar.
Vägföreningen använder sig av det webbaserade verktyget Vägfas för all registerhållning. Detta är ett lösenordskyddat verktyg som endast styrelsen och vår inhyrda administratör har tillgång till.
Registret uppdateras automatiskt med nya uppgifter från Lantmäteriet.
Detta har vi i Vemdalsskalets Vägförening gjort för att du som medlem ska känna dig trygg och för att vi ska uppfylla lagstadgade krav. Det är viktigt för dig som medlem att veta följande om våra register och vilka rutiner vi har fastställt för medlemsuppgifter.
Vi behandlar följande personuppgifter
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Fastighetsbeteckning
Uppgifterna finns i föreningens
• Medlemsregister
• Debiteringslängd
• Röstlängd
• Register över förtroendevalda
Hur behandlas uppgifterna?
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvar för (praktiskt sker detta genom vår administratör Maritta Stensson på Vemservice AB). I samband med kallelse till årsmöte klargörs att debiteringslängden kommer att avhandlas på årsmötet, liksom uppgifter om föreningens räkenskaper och förslag till budget för kommande verksamhetsår.
Styrelsen ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för interna bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter om medlemmarna sparas i medlemsregistret så länge personerna är anslutna till samfällighetens gemensamhetsanläggning och medlemmar i samfälligheten. Debiteringslängd och röstlängd kommer att sparas i 10 år från dagens för årsmötet med hänsyn till reglerna om allmän preskription.
Så länge ett samtycke föreligger kommer personuppgifterna som behandlas med samtycke som grund behandlas av föreningen. Om ett samtycke återkallas tas dessa uppgifter bort
_________
• Du som medlem har rätt att ta del av vilka uppgifter som vi har registrerade om dig.
• Vemdalsskalets Vägförening delar aldrig ut några uppgifter om sina medlemmar till någon extern part.
• Vemdalsskalets Vägförening delar inte ut uppgifter om medlemmar till andra medlemmar. Om en medlem vill ha kontakt med en annan medlem så kan samfälligheten erbjuda sig att förmedla den kontakten.
• E-postuppgift är inte en lagstadgad uppgift så vi behöver respektive medlems godkännande för att kunna registrera dennes e-postadress. Detta är något vi arbetar aktivt med eftersom vi styr all kommunikation till att vara digital.
• E-postadress
– Vi lagrar bara e-postadresser till fastighetsägare enligt debiteringslängd för Vemdalsskalets Vägförening. Debiteringslängden godkänds en gång om året på samfällighetens årsmöte.
– Styrelsen för samfälligheten har det formella ansvaret. Maritta Stensson på Vemservice har av styrelsen givits ansvar för att praktiskt hantera samfällighetens register och att de följer riktlinjerna i GDPR och i dessa rutiner.
– Utskick per e-post sker så att övriga mottagare inte kan se andra mottagare
– Vid försäljning av fastighet avregistreras e-postadresser och uppgifter i debiteringslängden.
__________
Om du har frågor gällande vårt register så är du välkommen att höra av dig till Maritta Stensson, Vemservice AB. Maritta är samfällighetens administratör och nås på: maritta@vemservice.se.
Dessa riktlinjer som följer Dataskyddsförordningen (GDPR) är godkända av samfällighetens styrelse den 23 maj 2018
Peter Sundlöf
Ordförande